PBU

Заявочна форма

ПИТАННЯ 

  ВІДПОВІДЬ

У скількох копіях потрібно подавати заявку?  
Проектна записка повинна бути подана у паперовому (1 оригінал) та електронному варіантах (2 файли ) на адресу Спільного Технічного Секретаріату до 31 жовтня 2018р. Головний бенефіціар подає проектну заявку разом з підписаною партнером(-ами) Декларацією про партнерство, яка є частиною форми заявки.

На якому етапі необхідно подавати дозвіл на будівництво, екологічні та інші дозвільні документи?  
На етапі подання проектної заявки, бенефіціар засвідчує, які документи і дозволи вимагатимуться для реалізації даного проекту (п.3.5 форми проектної заявки). Дані документи будуть підлягати перевірці аудиторів на етапі кінцевого звітування по проекту. Однак, СТС рекомендує отримати всі необхідні дозвільні документи не пізніше дати виплати авансу на реалізацію проекту.

Чи у першому конкурсному наборі існує обмеження щодо кількщсті заявок, поданих однією установою?  
В 2-му конкурсі проектів Головний бенефіціар може подати не більше 3 проектних заявок. Крім того, Спільний моніторинговий комітет може прийняти рішення щодо обмеження кількості грантів для одного головного бенефіціара.  Однак, немає обмеження щодо кількості проектів, у яких організація може брати участь у ролі партнера (Бенефіціар).

Чи до проектної заявки слід долучити партнерську угоду?  
На етапі подання проектної заявки не потрібно надавати партнерську угоду. н ацьому етапі вимагається лише Декларація головного бенефіціара  і окремі Декларації про партнерство для кожного бенефіціара.. Ці документи є частиною проектної заявки і друкуються генератором проектної заявки (з наданням відповідної контрольної суми на сторінках). Ці документи слід заповнити вручну пусті поля, як вказано,поставити підпис уповноваженої особи і печатку. Щодо партнерської угоди на реалізацію проекту, то даний документ надається до СТС в 1 екземплярі  не пізніше, ніж протягом 30 днів з моменту підписання грантового договору. Угода складається англійською мовою і підписується головним бенефіціаром та всіма бенефіціарами.

Чи головний бенефіціар може бути бенефіціаром в іншому проекті?  
Головний бенефіціар може бути одночасно бенефіціаром в іншому проекті. Організації можуть брати участь у різних проектах у ролі бенефіціарів, однак, у ролі головного бенефіціара можуть подати не більше 3 проектних заявок на даний конкурс. Крім того, Спільний моніторинговий комітет може прийняти рішення щодо обмеження кількості грантів для одного головного бенефіціара.

Які терміни подання проектної заявки?  
Проектна заявка повинна бути подана до  31 жовтня 2018 року. У випадку надсилання проектної заявки поштою бо кур'єром, датою подання вважається дата надсилання (поштового штампа). У випадку особистого подання заявки, документи необхідно доставити до Спільного Технічного Секретаріату в Варшаві за адресою вул.Доманєвська 39а, до 31 жовтня 2018 року 15:00 год за місцевим часом.

Чи проектну заявку необхідно заповнити англійською мовою?   Офіційною мовою Програми є англійська, тому проектна заявка також повинна бути заповнена англійською мовою. Всі проектні заявки, які будуть подані іншими мовами, будуть відхилені, і оцінка даних проектів не проводитиметься.
Яким чином заповнюється проектна заявка?   Щоб правильно заповнити проектну заявку, необхідно передусім ознайомитись із Програмним посібником для 2-го конкурсу проектів та таблицями перевірки/оцінки проектів. Всі ці документи доступні на сайті Програми. Найближчими днями на сайті буде також розміщено спеціальну комп’ютерну програму для заповнення проектних заявок на даний конкурс та Інструкцію для користувача. Увага: Проектна заявка повинна бути підготовлена виключно з допомогою даної комп’ютерної програми та мати унікальний перевірочний код, наданий програмою (індивідуальна контрольна сума на кожній сторінці роздрукованої проектної заявки). Заповнення заявки та підготовка проекту є одними із питань, що обговорюватимуться на інформаційних семінарах, запланованих у вересні цр.
     
Які витрати відносяться до  інфраструктурного компоненту та інвестицій?   Інфраструктурний компонент та інвестиції – це частина витрат проекту, призначена на будівельні або ремонтні роботи та закупівлю обладнання/меблів/інвентаря, експлуатаційний період яких є довшим ніж час реалізації проекту. Матеріали, такі як споживчі товари або матеріали, які будуть повністю використані під час заходів проекту, не будуть вважатися інвестиційними витратами.  Мікропроекти, як правило, включають заходи м’якого характеру, однак в рамках даного конкурсу надається також можливість закупівлі обладнання, меблів, а також проведення незначних будівельних робіт, які необхідні для створення/покращення передбаченої  в проекті інфрастуктури.  Витрати проекту на інфраструктурний компонент та інвестиції  можуть становити не більше 20% суми гранту. А отже, у випадку проекту з максимальною сумою гранту 60000 євро, дані витрати можуть становити тільки 12000 євро в цілому – разом для всіх бенефіціарів на цілий проект.

Де у бюджеті проекту слід включити витрити на метаріали, які використовуватимуться у запланованих мистецьких майстер-класах? 

  Всі матеріали,  які будуть використані протягом реалізації проекту (напрклад, глина для гончарських класів, фарби та пензлі для класів малярських, хімічні реактиви для досліджень, продовольчі товари для кулінарних заходів тощо), повинні бути включені до бюджетної лінії 3.4 «Інше». Матеріали, що будуть використані повністю в рамках заходів проекту, не вважаються інвестиціями і не включаються до інвестиційно-інфраструктурного компоненту.  

Чи вимагається вибирати для проекту показники  із рекомендованого списку у другій частині пункту 3.4 проектної заявки?

 

Ні, не вимагається включення додаткових показників із рекомендованого списку. Список цих показників є обмежений і якщо жоден із показників не відповідає специфіці проекту, тоді дану частину заявки можна залишити пустою.
Однак слід пам’ятати, що кожен проект повинен продемонструвати позитивний вплив на виконання принаймні 1 програмного показника продукту та 1 показника результату для даного пріоритету.

Який курс євро слід застосувати при складанні бюджету проекту?

 

При складанні бюджету проекту рекомендуємо застосвувати місячний курс євро, встановлений Європейським центральним банком  на серпень 2018 (InforEuro rate).

Чи є приклади методології розрахунку витрат на персонал та відряджень?

 

Програма не встановлює жодних стандартів для розрахунку витрат на персонал та транспортних витрат, на відміну від адміністративних витрат. Методологія не повинна бути дуже розширеною, але повинна забезпечити можливість перевірки необхідності та суми заявлених витрат.
В обґрунтуванні витрат на персонал рекомендується вказати кількість людей, які працюватимуть у проекті, їхні посади, кількість місяців, повну/неповну зайнятість, форму зайнятості та ставку заробітної платні. Необхідно, щоб вказані дані відповідали положенням національного законодавства, а також внутрішнім процедурам оплати праці, що діють у даній організації.
При підготовці методології витрат на відрядження персоналу проекту слід враховувати кількість  відряджень по країні та за кордон, кількість осіб, що подорожують, тривалість відрядження, суми добових,  вартість ночі проживання, квитків тощо. Всі витрати повинні бути понесені відповідно до законодавства та внутрішніх правил відповідних організацій щодо відряджень.

     

На підставі чого повинен встановлюватись показник результату?

 

Програма не встановлює джерела перевірки показників. Ви можете використовувати, наприклад, дані  управлінь статистики, туристичних асоціацій, об’єктів готельного комплексу та інших джерел, що підтверджують кількість відвідувачів. Ви повинні мати відповідні документи, які підтверджують ці дані.

     

Який з Програмних показників продуктів слід застосовувати для спортивних заходів/подій?

 

Для пріоритету, що стосується просування місцевої культури та історії, єдиним відповідним показником продуктів Програми є кількість транскордонних культурних заходів, організованих за допомогою підтримки ЄІС.
У рамках цього показника можна представити будь-які події, спрямовані на інтеграцію місцевих громади, наприклад, спортивні заходи, мистецькі майстер-класи, фестивалі, свята або будь-які інші заходи, пов'язані з промоцією культури та історії.

     

Чи в методологію розрахунку витрат на персонал можна включити оплату праці осіб, які працюватимуть над підготовкою фінального звіту?

 

Так, з огляду на те, що Бенефіціари матимуть не більш ніж 3 місяці з дати завершення проекту для підготовки фінального звіту, тому оплата праці осіб, які безпосередньо відповідають за його підготовку (але не більш ніж 3 місяці праці), можуть розглядатися як прийнятні витрати. Не забудьте обґрунтувати  ці витрати у методології.

     

Як слід розуміти  термін «покращений об’єкт» у визначенні індикатора продукту?

 

Відповідно до визначення індикатора продукту  number of improved cultural and historical sites as direct consequence of Programme support , об’єкт покращений (удосконалений) тоді, якщо покращення має сталий характер, зміни стосуються фізичних властивостей об’єкта (наприклад, вигляд), його функціональність чи корисність повинна покращитися завдяки проекту. Ремонт, пофарбування, заміна вікон вважатиметься удосконаленням об’єкту, але лише в обгрунтованих випадках. Обладнання об’єкту також можна вважати його удосконаленням.

     

Чи в проектній заявці необхідно (а якщо так – то де) вказати посилання на регіональні або місцеві стратегії? Така вимога застосовувалась у 1-му конкурсі проектів.

 

У 2-му конкурсі проектів прийнято ряд спрощень, внаслідок яких, зокрема, не вимагається обов’язково описувати відповідність проекту із регіональними, місцевими або національними стратегіями країн-учасниць Програми. Враховуючи те, що Програма відповідає багатьом стратегіям національного, регіонального або місцевого рівня усіх 3 країн-учасниць Програми (розділ 3.2.4. Спільної операційної програми), у 2-му конкурсі проектів заявники повинні натомість описати у п. 2.1 заявки відповідність проекту із Стратегією Програми.

     

Як детально необхідно в заявці заповнити план інформації та комунікації?

 

Слід описати інформаційно-промоційні заходи, які служать реалізації поставлених комунікаційних цілей, таких як інформування про проект, висвітлення його результатів та фінансування за рахунок коштів ЄС. Як приклад, такими заходами можуть бути публікація, співпраця із ЗМІ, проведення інформаційних кампаній, виготовлення промо-матеріалів (наприклад, інформаційні стенди, таблиці, рол-апи тощо). Рекомендуємо назву заходу доповнювати описом комунікаційної цілі, для реалізації якої власне і планується виконувати запланований захід. Визначення цільової групи – це визначення кола осіб, до кого адресовано даний захід. Для одного заходу може бути визначено кілька цільових груп, наприклад, учні старших класів, мешканці певної місцевості, де реалізуєтьсч проект тощо. Однак, бажано уникати надто загальних визначень, як «суспільство».  Наступний крок – це визначити інструменти, наприклад, флаєри, брошури, інтернет-сторінки, конференція, пленерні заходи, інформація в соц-медіа тощо. У наступній колонці таблиці, що слід заповнити у проектній заявці, вказуються показники, що визначають, яким чином буде вимірюватися результативність запланованих заходів. Вони повинні відображати результати заходів у вибраній цільовій групі: кількість осіб, що отримали флаєри/брошури, кількість відвідувань інтернет-сторінки,  кількість учасників зустрічей/заходів, кількість коментарів та поширень в соц-медіа. Слід також пам’ятати про прийнятність витрат та включити до бюджету проекту кошти, необхідні для виконання даного плану.

     

Що станеться, якщо в статті 3.4 бюджету помилково буде включено закупівлі, що кваліфікуються як інвестиції?

   Якщо в процесі перевірки проектної заявки буде виявлено, що в підрозділі 3.4 бюджету проекту включено закупівлі, предмет яких відповідно до опису проекту можна використовувати довше, ніж період реалізації проекту, дані бюджетні статті буде враховано у розрахунку вартості інвестиційного компоненту та інвестицій.