PBU

Спільний Технічний Секретаріат (СТС)

Орган управління створить СТС для практичної реалізації Програми. СТС допомагатиме ОУ, СМК та, за необхідності, також АО у виконанні їхніх відповідних функцій.  Зокрема, СТС інформуватиме потенційних бенефіціарів про можливості фінансування, що пропонуються Програмою та допомагатиме бенефіціарам у реалізації їхніх проектів. 

СТС знаходитиметься у Варшаві в державному Центрі європейських проектів (ЦЄП). Відповідні домовленості між ОУ та СТС будуть офіційно задокументовані.

СТС буде розміщений у відповідному підрозділі ЦЄП, що буде функціонально незалежним від інших підрозділів, які будуть залучені як ККП у Польщі.

В СТС працюватимуть польські, білоруські та українські експерти. Внутрішня структура СТС повинна відповідати вимогам, визначеним в СУКП. Функції оперативного управління та фінансового управління повинні бути організовані розмежовано в рамках СТС.

Витрати на функціонування СТС виплачуються з бюджету ТД Програми. 

СТС нестиме відповідальність за виконання наступних завдань:

Сприяння в організації конкурсів проектних заявок:

  • написання спільно з ОУ взірцевих документів для бенефіціарів Програми (рекомендацій, посібників, інструкцій до директивних документів);
  • оголошення конкурсів проектних заявок;
  • прийняття та реєстрація проектних заявок;
  • проведення та координація оцінки проектних заявок на адміністративну відповідність, якість та прийнятність;
  • найм незалежних зовнішніх експертів для оцінки заявок та організації експертної наради за необхідності;
  • формування рейтингових списків проектних заявок;
  • інформування всіх заявників про результати оцінки їхніх проектних заявок.

Надання сприяння роботі управлінських структур Програми и СМК:

  • підготовка необхідних матеріалів, документів, експертних висновків та інших внесків для нарад управлінських структур Програми;
  • підготовка запрошень, протоколів нарад та інших документів засідань;
  • сприяння ОУ/СМК у виконанні письмових процедур у відповідності з ПП СМК.

Надання допомоги заявникам та бенефіціарам, зокрема:

  • Надання повної інформації про принципи подання заявок на фінансування ЄС, прийнятність витрат, форми проектних заявок, порядок надання фінансування проекту, надання допомоги та підтримки на всіх етапах реалізації проекту;
  • Організація необхідних навчань, форумів пошуку партнерів, практичних семінарів і т.д.

Інформування та комунікація про Програму, зокрема:

  • друк та розповсюдження буклетів та інших інформаційних матеріалів, що забезпечують промоцію Програми;
  • організація конференцій та семінарів для заявників та бенефіціарів;
  • організація навчань та практичних семінарів для бенефіціарів;
  • підтримка та оновлення сторінки Програми в Інтернеті;
  • розповсюдження публікацій;
  • співпраця із засобами масової інформації в рамках інформування про можливості фінансування, які пропонує Програма;
  • підготовка річного плану інформаційної та комунікаційної діяльності Програми разом з орієнтовним бюджетом та подання цього плану в ОУ;
  • забезпечення дотримання бенефіціарами вимог візуалізації Програми (використання логотипу Програми, прапора ЄС та інформації про фінансування, надане Європейським інструментом сусідства у публікаціях а також під час конференцій та інших заходів і т.д.).

Комунікація, інформування, допомога ОУ в управлінні проектами та моніторингу реалізації проектів, включаючи допомогу бенефіціарам, зокрема:

  • співпраця з ОУ в процесі запровадження та використання комп’ютеризованої системи для цілей збору та обробки фінансових та статистичних даних Програми та проектів;
  • підготовка аналітичних документів, списків та поточних звітів, а також річних та кінцевих звітів реалізації Програми та подання їх ОУ;
  • підготовка, управління та моніторинг контрактів на надання послуг з представництвами (у співпраці з фінансовими та платіжними підрозділами ОУ);
  • відстеження використання коштів з бюджету технічної допомоги (наприклад контракти СТС з надавачами послуг, використання коштів, перерозподіл коштів і т.д. );
  • підготовка попередніх версій грантових контрактів спільно з платіжним підрозділом, подання їх в ОУ для підписання та пересилання їх від імені ОУ головним бенефіціарам з метою їх підписання та надалі, за необхідності, підготовка додатків до укладених контрактів;
  • підтримка ГА, проведення офіційних та фінансових перевірок на основі відповідних контрольних списків проміжних та фінансових звітів, одержаних від бенефіціарів, а також скерування перевірених звітів до платіжного підрозділу ОУ;
  • перевірка платіжних заявок та скерування їх до платіжного підрозділу;
  • проведення перевірок проектів на місці відповідно до вимог ст. 26 РР та моніторингових візитів гідно з вимогами ст. 78 РР;
  • перевірка змін, запропонованих головними бенефіціарами до їхніх проектів (як суттєвих, так і незначних);
  • співпраця з організаціями, інституціями та мережами, необхідна для досягнення цілей Програми;
  • інформування ОУ про виявлені порушення.

Ведення всієї документації, пов’язаної з проектом та впровадженням Програми, зокрема документів, що стосуються витрат та документів, потрібних для належного проведення наскрізної аудиторської перевірки.