PBU

Орган Управління (ОУ)

Роль ОУ надається Міністерству Економічного Розвитку Республіки Польща.

ОУ нестиме особливу відповідальність за управління Програмою у відповідності з принципами належного фінансового управління та слідкуватиме за дотриманням відповідності рішень СМК чинним правилам та положенням.

Призначення

Підготовка Програми розпочалась навесні 2013, коли відбулась перша зустріч відповідних НО Польщі, Білорусі та України і було прийнято рішення спільно створити та подати на затвердження ЄС Програму ТКС в рамках ЄІС. На тому ж засіданні було спільно вирішено призначити Міністерство Економічного Розвитку Республіки Польща до виконання обов’язків ОУ Програми.

Після подачі СОП до ЄК, ОУ має пройти процедуру призначення, що ґрунтується на висновках та звіті, підготованих незалежним аудиторським органом, таким, як АО. Аудит має дослідити відповідність СУКП, включаючи роль СТС, критеріям призначення, визначеним у Додатку до РР. АО повинен врахувати, якщо це необхідно, чи СУКП відповідає системі, що діяла у попередньому програмному періоді, а також розглянути свідчення їхньої ефективної діяльності.  АО повинен виконувати свої обов’язки у відповідності з міжнародними стандартами аудиту. 

Країна ЄС, від якої призначено ОУ, повинна подати офіційне рішення про його призначення Комісії якомога швидше після затвердження Програми Комісією. Впродовж двох місяців після отримання офіційного рішення Комісія має право вимагати звіт та висновки АО та опис систем управління та контролю, зокрема в частині, що стосується відбору проектів. Якщо Комісія не має наміру вимагати дані документи, вона повинна повідомити про це країну ЄС якомога швидше. Якщо Комісія вимагає дані документи, вона має право подати свої зауваження впродовж двох місяців від отримання документів, які повинні бути переглянуті з урахуванням цих зауважень. У випадку, коли Комісія не має попередніх чи подальших зауважень, вона повинна повідомити про це країну ЄС якомога швидше.

У випадку, коли наявні висновки аудиту та контролю вказують на те, що призначений орган перестав відповідати критеріям призначення, визначеним у РР, країна ЄС повинна на відповідному рівні вжити заходи для виправлення порушень та призначити випробувальний період, співмірний серйозності порушення, протягом якого мають бути вжиті виправні заходи.  Водночас у випадку, якщо призначений орган не застосує необхідних виправних заходів впродовж випробувального періоду, визначеного країною-членом на відвідному рівні, це буде підставою для припинення його призначення. 

Країна ЄС повинна невідкладно повідомити Комісію у наступних випадках:

  • призначеному органу призначено випробувальний період (необхідно надати інформацію про виправні заходи та відповідний випробувальний період);
  • завершення випробувального періоду після виконання виправних заходів;
  • припинення призначення відповідного органу.

Повідомлення про визначення випробувального періоду, призначеному органу країною ЄС не є підставою призупинення розгляду платіжних заявок.

У випадку, коли повноваження ОУ припинено, країни-учасниці призначатимуть новий орган, який перебере на себе повноваження ОУ. Такий орган має пройти процедуру призначення, визначену вище, про що має бути повідомлено Комісії згідно із Статтею 25.4 РР. Така зміна вимагатиме перегляду Програми відповідно до Статті 6 РР.

Правова форма рішення про призначення визначається наступним чином:

Роль органу, який відповідає за процедуру призначення, відводиться Міністру Економічного Розвитку Республіки Польща. Завдання із призначення виконуватиме підрозділ Відділу сертифікації та призначень Міністерства Економічного Розвитку, що підпорядковується Генеральному Директору у Міністерстві Економічного Розвитку. Цей підрозділ є відокремленим та функціонально незалежним від ОУ та знаходиться у Відділі теріторіального співробітництва.

Роль незалежного аудиторського органу, який готуватиме звіт та висновок, в яких буде дана оцінка відповідності систем управління та контролю критеріям призначення, визначеним у Додатку до РР, довіряється Генеральному інспектору з казначейського контролю, що також виконуватиме функцію АО.   

 Послідовність та орієнтовні часові рамки процедури призначення є наступними:

- ОУ подає заяву про готовність пройти процедуру призначення до незалежного аудиторського органу. Разом із заявою про готовність ОУ подає опис СУКП та інші відповідні документи до незалежного аудиторського органу та органу, який відповідає за процедуру призначення;

- незалежний аудиторський орган проводить необхідну аудиторську перевірку та готує висновок та звіт, у яких дано оцінку відповідності СУКП критеріям призначення, визначеним у Додатку до РР. Аудиторський висновок та звіт передаються ОУ та органу, відповідальному за процедуру призначення;

- орган, відповідальний за призначення, видає рішення щодо призначення ОУ. Офіційне рішення про призначення видається органом, відповідальним за призначення у письмовій формі та подається ОУ та ЄК. 

Передбачається, що рішення з призначення ОУ буде прийнято приблизно через 12 місяців після прийняття Програми Комісією.

Структура та завдання ОУ

Міністр Економічного Розвитку Республіки Польща виконуватиме обов’язки ОУ.

Для цілей реалізації Програми, ОУ поділяється на три функціонально незалежні одиниці: операційний підрозділ, підрозділ(и) фінансів та контролю і платіжний підрозділ. Для виконання своїх конкретних обов’язків підрозділи співпрацюватимуть між собою.

Уповноваженою посадовою особою є заступник державного секретаря в Міністерстві Економічного Розвитку або уповноважений директор чи заступник директора Відділу територіальної співпраці. СТС надаватиме підтримку ОУ управління у виконанні його завдань.

Операційний підрозділ

Окремий підрозділ Відділу територіальної співпраці Міністерства Економічного Розвитку виконуватиме обов’язки операційного підрозділу. До його функцій, зокрема, належатимуть:

  • підтримка роботи СМК;
  • забезпечення СМК необхідною інформацією для виконання його завдань, зокрема даними щодо поступу Програми у досягненні очікуваних результатів та цілей (за підтримки СТС);
  • написання та, після погодження СМК, подання операційних річних/кінцевих звітів Комісії;
  • обмін з СТС, АО, НО та бенефіціарами інформацією, що стосується виконання ними своїх завдань чи реалізації проектів;
  • створення та ведення комп’ютеризованої системи для запису та зберігання даних для кожного проекту, які необхідні для моніторингу, оцінювання, фінансового управління, контролю та аудиту, в тому числі даних про окремих учасників у проектах, де це доречно. Зокрема фіксуватимуться та зберігатимуться технічні та фінансові звіти по кожному проекту. Система повинна забезпечувати всі дані, необхідні для складання платіжних запитів і річних звітів, в тому числі суми до повернення, повернені суми, а також суми, вирахувані в результаті  скасування, повністю або частково, фінансування проекту або Програми (у співпраці з фінансовим та платіжним підрозділами, СТС, ККП та АО);
  • виконання, за необхідності, досліджень з оцінки впливу на довкілля на програмному рівні (за підтримки СТС);
  • виконання планів з інформації та комунікації згідно ст.79 РР (за підтримки СТС та представництв);
  • впровадження планів моніторингу та оцінювання згідно ст.78 РР (у співпраці з фінансовим та платіжним підрозділами);
  • підготовка та оголошення конкурсів проектних заявок (за підтримки СТС);
  • керування процедурами відбору проектів, організація Комітетів відбору проектів, надання провідному бенефіціарові документа, у якому викладені умови підтримки кожного з проектів, включаючи фінансовий план та кінцевий термін реалізації (за підтримки СТС, а також подання рекомендацій КВП до СМК та ЄК (за підтримки СТС);
  • підписання грантових контрактів та сервісних контрактів, і, згодом, за необхідністю, підписання додатків до укладених контрактів (за підтримки СТС);
  • управління контрактами і проектами ТД ОУ;

Фінансовий/і та контрольний/і підрозділ/и

Окремий підрозділ Відділу територіальної співпраці Міністерства Економічного Розвитку Республіки Польща виконуватиме функції фінансового та контрольного підрозділів, обов’язки яких включатимуть:

  • підтвердження того, що послуги, товари та роботи були надані, поставлені та/чи виконані і що витрати, задекларовані бенефіціарами, були ними оплачені та що це було здійснено у відповідності із застосовним законодавством, правилами та умовами фінансування проектів Програми у відповідності із ст. 26 РР (у співпраці з СТС та ККП);
  • забезпечення ведення бенефіціарами проектів окремого бухгалтерського обліку або використання відповідного бухгалтерського коду для проведення всіх операцій, пов’язаних з проектом;
  • застосування ефективних та співмірних заходів для попередження шахрайства з урахуванням визначених ризиків;
  • запровадження процедур для забезпечення ведення всієї документації відносно витрат та аудитів, необхідної для забезпечення наскрізної аудиторської перевірки, у відповідності до вимог ст.30 РР;
  • підготовка управлінської декларації та річного звіту, визначеного ст.68 РР;
  • підготовка та подання платіжних заявок Комісії у відповідності з ст.60 РР;
  • підготовка фінансової частини річних/заключного фінансових звітів;
  • врахування результатів всіх аудитів, проведених безпосередньо або під наглядом АО при підготовці та поданні платіжних заявок;
  • ведення комп’ютеризованого бухгалтерського обліку витрат, що декларуються Комісії та платежів, здійснених бенефіціарам;
  • ведення обліку сум, що підлягають стягненню та скасованих коштів після скасування гранту повністю або частково;
  • внесення фінансових коригувань та контроль за поверненням коштів.

Платіжний підрозділ

Обов’язки бухгалтера виконуватиме головний бухгалтер Міністерства Економічного Розвитку Республіки Польша.

Окремий підрозділ Департаменту бюджету розвитку Міністерства Економічного Розвитку виконуватиме функції платіжного підрозділу з наступними обов’язками:

  • відкриття єдиного банківського рахунку Програми та управління ним;
  • ведення обліку Програми (бухгалтерський облік повинен бути незалежним та відокремленим і включати виключно операції, пов’язані з Програмою і давати можливість аналітичного відслідковування за ТЦ, пріоритетами та проектами);
  • отримання платежів від ЄК;
  • здійснення платежів бенефіціарам та підрядникам.