PBU

Совместный Технический Секретариат (СТС)

ОУ создал СТС для практической реализации Программы. СТС оказывает поддержку ОУ, СМК и, если необходимо, ОА в выполнении их функций. В частности, СТС информирует потенциальных бенефициаров о возможностях финансирования в рамках Программы и помогает бенефициарам в реализации проектов.

СТС расположен на базе государственного учреждения «Центр европейских проектов» (ЦЕП). Соответствующие соглашения между ОУ и СТС будут зафиксированы в письменном виде.

СТС будет находиться как отдельное подразделение ЦЕП, которое будет функционально независимо от другого подразделения, задействаного в качестве польского КПК.

СТС нанимает на работу экспертов из Польши, Беларуси, и Украины. Внутренняя структура СТС будет определена в Описании Системы менеджмента и контроля. Функции операционного и финансового управления должны быть организованны в структуре СТС как отдельные единицы.

Расходы на функционирование СТС покрываются из бюджета технической помощи Программы.

СТС отвечает за реализацию следующих задач: 

Поддержка в организации Конкурсных наборов проектов:

  • Подготовка, в сотрудничестве с ОУ шаблонов документов для бенефициаров Программы (инструкций, руководств, памяткам по работе с регулирующими документами);
  • Объявление конкурсных наборов проектов;
  • Получение и регистрация проектных заявок;
  • Проведение и координация административной, качественной оценки и оценки приемлемости заявочных форм;
  • Найм независимых внешних экспертов для целей проведения оценки заявочных форм, и, если необходимо, организация встреч экспертов;
  • Подготовка рейтингового списка;
  • Информирование каждого заявителя о результатах оценки его заявочной формы.

Поддержка структур управления Программой (СМК, НО, КПК, ГА и т.д.) включая:

  • Подготовку необходимых материалов, документов, экспертных заключений и другой вклад в подготовку встреч структур управления Программой;
  • Подготовка приглашений, протоколов встреч и другой документации для встреч;
  • Поддержка ОУ/СМК в проведении письменных процедур в соответствии с ПП СМК.

Оказание поддержки заявителям и бенефициарам:

  • Предоставление всей информации в отношении принципов подачи заявок на финансирование из ЕС, приемлемости расходов, проектных заявочных форм, процедур выделения грантов под проект, предоставление помощи на каждой стадии реализации проекта;
  • Организация необходимых тренингов, форумов поиска партнеров, семинаров, рабочих встреч и т.д.

Предоставление и распространение информации о Программе, и ее продвижение и реклама:

  • Публикация и распространение листовок и других информационных материалов о Программе;
  • Организация конференций и семинаров для заявителей и бенефициаров;
  • Организация тренингов и рабочих встреч для бенефициаров;
  • Поддержка и сопровождение веб-сайта Программы;
  • Распространение печатной продукции;
  • Сотрудничество со СМИ в части информирования о возможностях, предоставляемых Программой;
  • Подготовка ежегодного плана информационно-рекламных мероприятий Программы, с указанием ориентировочного бюджета и последующим предоставлением такого плана в ОУ;
  • Обеспечение исполнения бенефициарами требований Программы в части визуализации (использование Программного логотипа, флага ЕС и информации о со-финансировании из средств ЕИС при подготовке публикаций, во время конференций и других встреч и т.д.)

Коммуникационная, информационная поддержка ОУ в управлении проектами и дальнейшая поддержка реализации проектов, включая помощь бенефициарам и в частности:

  • сотрудничество с ОУ в процессе реализации, использование электронной системы для сбора и обработки финансовой и статистической информации касающейся Программы и проектов;
  • подготовка исследований, списков и отчетов как текущих, так и ежегодных и финальных о Программе и дальнейшее их предоставление в ОУ;
  • Подготовка, управление и мониторинг выполнения сервисных контрактов с Отделениями промежуточного органа (в сотрудничестве с отделом платежей и финансовым отделом ОУ);
  • мониторинг средств бюджета технической помощи (например, контракты на оказание услуг для СТС, освоение средств, переносы средств и т.д.);
  • подготовка проектов грантовых договоров в сотрудничестве с отделом платежей, их предоставление в ОУ на подпись и отправка их от имени ОУ ведущим бенефициарам для подписания, кроме того, тоже касается и подготовкидополнительных соглашений к грантовым договорам;
  • содействие ГА; административная и финансовая проверка на основании соответствующих проверочных списков для промежуточных и финальных отчетов, которые предоставляются бенефициарами, а так же отправка отчетов, прошедших проверку, в отдел платежей;
  • оценка запросов на платеж и отправка их в отдел платежей;
  • Проведение спонтанных проверочных визитов, в соответствие с требованиями статьи 26 ИР, и мониторинговых визитов,  в соответствие с требованиями статьи 78 ИР, на места реализации проектов;
  • Проверка изменений, запрашиваемых ведущим бенефициаром, в проект (как не существенных, так и существенных);
  • Сотрудничество с организациями, учреждениями имеющими значение для достижения целей и задач Программы;
  • Информирование ОУ о возможных проблемных ситуациях.

Хранение всей документации, относящейся к реализации проектов и Программы, в частности, документацию, касающуюся расходов и проверок, необходимую для обеспечения надлежащего процесса аудита.