PBU

Орган Управления (ОУ)

Роль ОУ возложена на Министерство Экономического Развития Республики Польша. ОУ в частности отвечает за управление Программой в соответствии с принципом разумного финансового управления и согласованности принятых СМК решений действующим решениям и положениям.

Назначение

Подготовка Программы была начата весной 2013 года, когда состоялось первое заседание СПК и соответствующих НО Польши, Беларуси и Украины с целью совместного составления и подачи в ЕК Программы трансграничного сотрудничества в рамках ЕИС. В ходе этого же заседания было принято совместное решение назначить Министерство инфраструктуры и развития Польши в качестве ОУ Программы.

После подачи СОП в ЕК, ОУ должен пройти процедуру назначения на основе мнения и отчета, составленного независимой аудиторской организацией, т.е. ОА. Аудит должен оценить соответствие систем управления и контроля, в том числе роль ПО в соответствии с критериями назначения, изложенными в Приложении I к ИР. ОА должен принимать во внимание и сравнивать, где применимо, являются ли системы управления и контроля над Программой аналогичны системам за предыдущий Программный период, а также доказательства их эффективного функционирования. ОА должен выполнять свои функции в соответствии с принятыми международными стандартами аудита. 

СУ ЕС, выступающее в качестве ОУ, должно предоставить в Комиссию официальное решение о выборе Уполномоченного органа как можно скорее, после утверждения Программы Комиссией. В течение двух месяцев после получения официального решения, Комиссия может затребовать отчет и мнение ОА, а также описание систем управления и контроля, особенно в части, касающейся отбора проектов. Если Комиссия не запросит данные документы, то необходимо уведомить СУ как можно скорее.  Если Комиссия запросит данные документы, она может делать замечания в течение двух месяцев с момента получения документов, которые должны быть рассмотрены и приняты с учетом таких замечаний. Если Комиссия не имеет первоначальных либо дополнительных замечаний, необходимо как можно скорее уведомить о том СУ.

Если существующие результаты аудита и контроля покажут, что Назначенный орган больше не соответствует критериям назначения, указанным в ИР, СУ должно установить, на соответствующем уровне, необходимые меры по устранению недостатков и установить испытательный срок (в соответствии со степенью тяжести), в течение которого должны быть приняты необходимые действия по устранению недостатков.

В то же время, если Назначенный орган не выполнит требуемые меры по исправлению в течение испытательного срока, который был определен СУ, СУ должно упразднить его назначение на соответствующем уровне.

СУ должно уведомить Комиссию безотлагательно в следующих случаях:

  • Назначенный орган должен пройти испытательный срок, и предоставить информацию по мерам, устраняющим недостатки и соответствующий испытательный период, или
  • После выполнения мер, устраняющих недостатки и, в случае, окончания испытательного срока, или
  • Срок исполнения обязательств органа закончился.

Уведомление о том, что Назначенный орган будет подвергнут испытательному сроку СУ, не должно останавливать обработку запросов на платежи.

Если срок исполнения обязательств ОУ закончился, страны-участницы должны назначить новый орган либо учреждение, которое возьмет на себя функции ОУ. Данный орган либо учреждение должно пройти процедуру назначения, описанную выше, и Комиссия должна быть уведомлена об этом в соответсвие со статьей 25.4 ИР. Данное изменение требует пересмотра Программы относительно статьи 6 ИР.

Спецификация правовой формы решения о назначении:

Роль организации, отвечающей за процедуру назначения, возложена на Министра Экономического Развития Республики Польша.

Задачи назначения выполняются с помощью Отдела сертификации и назначения Министерства Экономического Развития Республики Польша, который подчинен Генеральному директору в Министерстве инфраструктуры и развития. Данный отдел является  отдельным и функционально независимым от ОУ.

Роль независимого органа аудита, который должен выдать заключение и отчет, оценивающий соответствие систем управления и контроля с критериями назначения, указанными в Приложении к ИР, возложено на Генерального Инспектора Отдела контроля за финансами, который также выполняет функции ОА.

Этапы процесса назначения и расчетная продолжительность:

- ОУ подает независимому учреждению аудита декларацию о готовности пройти процедуру назначения. Совместно с декларацией о  готовности ОУ подает независимой аудиторской организациии учреждению, которое отвечает за процедуру назначения описание СУКП и другие значимые документы,

- Независимая аудиторская организация выполняет требуемую аудиторскую работу и выдает заключение и отчет, который должен оценить соответствие СУКП с критериями назначения, изложенными в Приложении к ИР. Заключение и отчет должны быть поданы в ОУ и в учреждение, которое отвечает за процедуру назначения,

- Учреждение, которое отвечает за вопросы назначения, принимает решение о назначении ОУ.

Официальное решение о назначении выдается органом, ответственным за назначение в письменной форме и подается в ОУ и ЕК.

Решение о выборе ОУ должно быть принято в течение 10 месяцев с даты одобрения Программы Комиссией.

Структура и задачи ОУ

Министр Экономического Развития Республики Польши выполняет обязанности ОУ. Для нужд реализации Программы, ОУ делится на три функционально независимых отдела: оперативный отдел, отдел финансов и контроля и отдел платежей. Они сотрудничают друг с другом в выполнении своих конкретных задач. Уполномоченным должностным лицом является заместитель госсекретаря в Министерстве Экономического Развития,  либо уполномоченный директор либо заместитель директора Департамента территориального сотрудничества. ОУ в выполнении своих задач поддерживается СТС.

Операционный отдел

Отдельное подразделение Департамента территориального сотрудничества в Министерстве Экономического Развития должно функционировать как операционный отдел. Его функции включают:

  • поддержка работы СМК;
  • предоставление СМК информации, которая требуется для выполнения задач, в особенности информацию, имеющую отношение к ходу реализации Программы для достижения ожидаемых результатов и целей (при поддержке СТС);
  • составление и, после утверждения СМК, подача операционных годовых/финальных отчетов в Комиссию;
  • обмен информацией с СТС, ОА, Национальными органами и бенефициарами, которая имеет отношение к выполнению их задач либо выполнению проекта;
  • создание и поддержание компьютеризованной системы записи и хранения информации о каждом проекте, необходимой для мониторинга, оценки, финансового управления, контроля и аудита, включая информацию об индивидуальных участниках проектов, если применимо. В частности, система должна записывать и хранить технические и финансовые отчеты по каждому проекту. Система должна предоставлять всю информацию, требуемую для составления запросов на платеж, а также составления годовой финансовой отчетности, включая записи по возмещаемым суммам и суммам, которые были сокращены (уменьшены) по причине аннулирования полного либо частичного вклада в проект либо Программу (при взаимодействии с финансовым отделом, отделом платежей, СТС, КПК и ОА);
  • проведение соответствующих исследований оценки воздействия на окружающую среду на уровне Программы (при поддержке СТС);
  • выполнение информационного и коммуникационного планов в соответствии со Ст. 79 ИР (при поддержке СТС и Представительств);
  • реализация мониторингового плана и плана оценки в соответствии со Ст. 78 ИР (при сотрудничестве с финансовым отделом и отделом платежей);
  • составление и объявление конкурсных наборов проектных предложений (при поддержке СТС);
  • управление процедурами отбора проектов, организация заседаний Комитетов по Отбору Проектов (КОП), предоставление Ведущему партнеру документа, устанавливающего условия по поддержке каждого проекта, включая финансовый план с установленным сроком его выполнения (при поддержке СТС), а также подача рекомендаций КОП в СМК и ЕК (при поддержке СТС);
  • подписание грантовых и сервисных контрактов, и впоследствии, если необходимо, подписание дополнительных соглашений к заключенным контрактам (при поддержке СТС);
  • управление контрактами и проектами ОУ TП.

Отдел финансов и контроля

Отдельное подразделение Департамента территориального сотрудничества в Министерстве Экономического Развития должно выступать в качестве отдела финансов и контроля. Его обязанности включают: 

  • проверка факта выполнения услуг, поставок либо работ, поставки и установки оборудования и оплаты расходов, заявленных бенефициаром и соответствуют ли проплаты с точки зрения применяемого законодательства, правил Программы и условий по поддержке проектов в соответствии с требованиями Ст. 26 ИР (при сотрудничестве с СТС и КПК);
  • обеспечение бенефициарами отдельной системы бухгалтерского учета по проектам, либо подходящего расчётного счета для всех транзакций, имеющих отношение к проекту;
  • введение эффективных и соразмерных мер по борьбе с мошенничеством, принимая во внимание выявленные риски;
  • разработка процедур для обеспечения того, чтобы все документы, касающиеся расходов и проверок, необходимых для обеспечения подходящего аудита проводятся в соответствии с требованиями Ст. 30 ИР;
  • составление декларации по управлению и финансовой части годового отчета, упоминаемого в Ст. 68 ИР;
  • составление и подача запросов на платеж в Комиссию в соответствии со Ст. 60 ИР;
  • составление финансовой части годового/финального финансового отчётов;
  • учёт результатов всех аудиторских проверок, проведенных под ответственность ОА, при составлении и подаче запросов на платёж;
  • поддержка компьютеризованной системы бухгалтерского учета расходов, заявленной в Комиссию, и системы платежей, перечисляемых бенефициарам;
  • содержание счета возмещаемых сумм либо сумм, сниженных в результате аннулирования гранта либо части гранта;
  • проведение финансовых корректировок и последующее взыскание задолженности;

Отдел платежей

Бухгалтером является главный бухгалтер Министерства Экономического Развития.

Отдельным подразделением Департамента развития бюджета Министерства Экономического Развития должен выступать Отдел платежей. Его обязанности включают:

  • создание и управление отдельным расчетным счетом Программы;
  • создание счетов по Программе (система бухгалтерского учета является конкретной, отдельной и имеет дело исключительно с операциями, имеющими отношение к Программе, позволяющая аналитически отслеживать движения по ТЦ, приоритету и проекту);
  • получение платежей из ЕК;
  • перечисление платежей бенефициарам и подрядчикам.